Hvem ejer kundekartoteket på LinkedIn når medarbejderen siger op?
LINKEDIN JURA: Hvem ejer “kundekartoteket” på LinkedIn når medarbejderen siger op? Har dine tidligere medarbejdere krav på at bevare kontakten til dine kunder på LinkedIn? Eller kan du tvinge dem til at slette disse forbindelser? Hjælper det at have en kundeklausul i ansættelseskontrakten? Og er din virksomhed overhovedet beskyttet af markedsføringsloven?
Jeg har tidligere deltaget i Social Selling Radio podcast episoden “Jura og LinkedIn: Hvad skal du være opmærksom på?”, hvor jeg blev interviewet af Leif Carlsen om netop kombinationen af jura og LinkedIn.
Jeg har denne gang får lov til at være gæsteblogger hos Social Selling Company, hvor jeg skal bidrage med min viden om LinkedIn ud fra et juridisk synspunkt, og de udfordringer det kan give i et ansættelsesretligt perspektiv.
Blogindlægget kommer helt præcist til at handle om noget meget værdifuldt for langt de fleste virksomheder – nemlig kundekartoteket.
Vidste du for øvrigt, at en virksomheds kundekartotek bliver betragtet som en erhvervshemmelighed?
I de gode gamle dage, havde de fleste virksomheder et fysisk kartotek, hvor de enten opbevarede visitkort, rullekartoteket, eller en hængemappe for hver kunde, med oplysninger omkring den pågældende kunde. Når det så var tid til, at der skulle følges op eller sælges nye varer, så blev kundens oplysninger fundet frem fra kartoteket.
Kartoteket blev løbende opdateret med nyeste oplysninger om kunden, det kunne være telefonnummer, adresse, tidligere ordre m.v. Måske hører du ligefrem til den forsvindende lille gruppe af virksomhedsejere, der fortsat har et fysisk kundekartotek. Hvis ja, så behøver du nok ikke læse videre, for så er det her indlæg ikke specielt interessant for dig.
Nu om dage har stort set alle virksomheder digitaliseret deres kundekartoteker, og disse data ligger primært placeret i ERP- og CRM-systemer.
Imidlertid ”siver” nogle af disse oplysninger indirekte over til medarbejdernes LinkedIn profiler i form af eksempelvis sælgere og kundeservicemedarbejdere, som ”connecter” med deres kundekontakter, og på den måde bruger LinkedIn som en slags elektronisk telefonbog.
Det er nemt at holde kontakt til kunder og forretningsforbindelser på denne måde, fordi kontaktoplysningerne altid er opdaterede – i hvert fald hvis dine kontakter selv husker at opdaterer kontaktoplysningerne.
Som virksomhedsejer har du jo lavet en ansættelseskontrakt med dine ansatte. Hvis ikke, så anbefaler jeg, at du får dem lavet med det samme. Ikke kun for at værne om dine kunder og forretningsforbindelser, men fordi du kan få en bøde på kr. 10.000 for ikke at udarbejde en ansættelseskontrakt, som opfylder lovens krav.
I ansættelseskontrakten har du med stor sandsynlighed ikke taget højde for den teknologiske udvikling. Med andre ord, du har med stor sandsynlighed ikke indføjet i ansættelseskontrakten, hvad der skal ske med de kunder, som dine ansatte er blevet forbundet med på LinkedIn under ansættelsen i din virksomhed, og som har direkte forbindelse til den stilling, som din medarbejder har, eller har haft, i din virksomhed.
I de gode gamle dage var det jo ingen problem, for der kunne selv ikke den bedste medarbejder huske alle virksomhedens kunder. I dag er det måske bare et opslag på LinkedIn.
Heldigvis gælder der nogle regler, som der kan findes lidt støtte i.
Hvis du er så snu, at du i ansættelseskontrakten har medtaget en kundeklausul, så er du måske hjulpet godt på vej. I hvert fald må medarbejderen ikke uden dit samtykke have erhvervsmæssig kontakt med dine kunder, hverken dem som medarbejderen selv har haft direkte eller indirekte kontakt med.
Under ansættelsen har en medarbejder en loyalitetspligt over for virksomheden. Den vil jeg ikke komme nærmere ind på her, men måske i et senere blogindlæg. Når ansættelsesforholdet ophører, ja så ophører loyalitetsforpligtelsen baseret på ansættelsesforholdet også.
Medarbejderen kan altså nu starte konkurrerende virksomhed eller tage ansættelse i en konkurrerende virksomhed. Av av, det kan jo komme til at koste dig omsætning, hvis kunderne følger med den tidligere medarbejder.
Heldigvis er medarbejderens ”frihed” dog ikke helt uden begrænsninger, og begrænsningerne fremgår af markedsføringsloven.
Markedsføringsloven indeholder to begrænsninger for tidligere medarbejdere i en virksomhed. Begrænsningerne gælder i øvrigt uanset om medarbejderen er pålagt en kunde- eller konkurrenceklausul eller ej.
Den første bestemmelse, der kan være interessant for dig at kende er markedsføringslovens paragraf 3.
Ellers kan jeg fortælle dig, at bestemmelsen slår fast, at en virksomhed ikke må handle i strid med god markedsføringsskik. Nu tænker du måske, at nu rabler det da for ham, for var det ikke noget med medarbejdere og kundekartoteker der var emnet for dette indlæg?
Jo, du har helt ret – det var emnet. Men ser du, bestemmelsen betyder, at en virksomhed ikke må presse oplysninger ud af din virksomheds tidligere medarbejdere, for at kunne udnytte den viden til at kontakte dine kunder, leverandører eller forretningsforbindelser.
Okay, så virksomheder – også din – skal altså overholde god markedsføringsskik, men hvad med medarbejderen? Ja, faktisk er det sådan, at medarbejderen sammen med virksomheden – altså den nye arbejdsgiver – kan blive pålagt at betale erstatning til din virksomhed, hvis medarbejderen har ansporet eller medvirket til, at markedsføringslovens paragraf 3 bliver overtrådt.
Kan bestemmelsen så anvendes selvstændigt over for medarbejdere? Nej det kan den ikke, for det fremgår specifikt af bestemmelsen, at det er virksomheder, der skal overholde god markedsføringsskik.
Så langt så godt. Men der er jo endnu en bestemmelse i markedsføringsloven, som har betydning, nemlig paragraf 23.
Bestemmelsen fastslår i al sin enkelthed, at en medarbejder – og også en tidligere medarbejder – ikke må viderebringe eller anvende din virksomheds erhvervshemmeligheder. Hvis du nu ikke kan huske, hvad jeg skrev i starten, så lad os lige repetere: Dit kundekartotek betragtes som din erhvervshemmelighed.
Men en erhvervshemmelighed er meget mere end bare dit kundekartotek. En erhvervshemmelighed omfatter nemlig også priskalkulationer, kundegrupperinger, fabrikationsmetoder og meget mere.
Så begynder du måske nu at tænke, at så er der jo ingen problemer med tidligere medarbejderes forbindelse med dine kunder på LinkedIn, for det tager markedsføringslovens paragraf 23 jo hånd om.
Ikke helt. En erhvervshemmelighed må nemlig kun være kendt af nogle få for at være beskyttet. Herudover skal du som virksomhedsejer også have gjort noget internt for at beskytte din erhvervshemmelighed. Endelig må erhvervshemmeligheden ikke kunne søges frem ved Google eller andre informationskilder (LinkedIn).
Av av, nu kan du godt se, at det ikke er sådan lige til bare at kræve, at dine medarbejdere skal slette alle forbindelser med dine kunder på LinkedIn. De kan jo for det første søges frem, hvilket i sig selv er en overtrædelse af bestemmelsen. Det er nok ikke så afgørende her, for ingen medarbejder kan vel huske alle sine tidligere kunder.
Mere relevant er det nok, at DU skal have gjort noget internt for at beskytte dit kundekartotek og kundegruppering. Vil du forbyde dine medarbejdere at oprette forbindelse til kunder på LinkedIn? Nej vel, for det kan jo også medføre tab af omsætning for din virksomhed. Det kan Social Selling Company fortælle dig meget mere om.
Jamen hvad skal vi så overhovedet bruge bestemmelsen til?
Bestemmelsen skal bruges i de tilfælde, hvor en tidligere medarbejder ubeføjet anvender eller videregiver dit kundekartotek til en ny arbejdsgiver. Her kan medarbejderen blive pålagt et forbud og en erstatningssag. Men det gælder kun den del af et kundekartotek, som ikke er indarbejdet i en medarbejders digitale profil.
Okay, men det svarer vel ikke rigtig på, hvad pokker du så skal gøre, og hvordan markedsføringsloven kan bruges konstruktivt? Nej det har du for så vidt ret i. Og begrundelsen for det er, at vi befinder os i en gråzone, en brydningstid, hvor der endnu ikke er nogen klar retspraksis på området.
Nogen vil påstå, at medarbejdere ser en mulighed i at ”omgå” erhvervshemmelighederne ved at etablere kontakt til dine kunder på LinkedIn, og at en sådan kontakt er uretmæssig.
Jeg tror ikke på, at det er så sort og hvidt.
Vi er i et samfund, hvor informationsstrømmene er svære at begrænse. LinkedIn er herudover for mange et arbejdsredskab, og nogle virksomheder opfordrer måske endda sine ansatte til at bruge LinkedIn aktivt.
Er det så omgåelse?
Nej vel.
Hvad er det så du skal gøre? Du skal i hvert fald som minimum, når en medarbejder fratræder, gøre det fuldstændig klart, at medarbejderen har en ubetinget loyalitetsforpligtelse i opsigelsesperioden. Herudover kan jeg kraftigt anbefale, at medarbejderens forpligtelser efter markedsføringslovens paragraf 3 og paragraf 23 indskærpes over for medarbejderen.
Du bør også være opmærksom på, at der nu også blevet vedtaget Lov om forretningshemmeligheder, som i supplement til Markedsføringsloven også yder beskyttelse.
Du bør også udarbejde en IT-politik der ganske specifikt klarlægger, hvilke informationer der skal være tilgængelige internt i din virksomhed, og hvilke oplysninger medarbejderne må sende til f.eks. egne private e-mailadresser.
Du bør nok også foretage en relevant logning af den trafik der foregår. Det skal medarbejderen selvfølgelig have oplyst. På den måde kan du jo konstatere, om der lige pludselig bliver sendt en stor mængde data ud af huset, som ikke burde være sendt ud. Det kan jo være med henblik på anvendelse i en ny ansættelse.
Hvis du på nogen måde konstaterer, at der er sket brud på markedsføringsloven, så er min klare opfordring, at du må reagere meget hurtigt, og sikrer dig beviserne med det samme.
Endelig kan du i dine ansættelseskontrakter medtage en kundeklausul for at sikre dig, at der ikke opstår kontakt mellem dine tidligere medarbejdere og dine kunder. Selvom LinkedIn betegnes som den erhvervsmæssige pendant til Facebook, så vil du næppe kunne kræve, at dine fratrådte medarbejdere af den grund skal slette alle forbindelser med dine kunder på LinkedIn.
Som du måske har fået forståelsen af, så er brugen af LinkedIn i relation til dit kundekartotek inde i en gråzone.
Hvis du er i tvivl om, hvor du står, eller om du er sikret godt nok, så anbefaler jeg, at du søger professionel rådgivning.
Samtidig er det også vigtigt at understrege, at brugen af LinkedIn ikke bør indskrænkes, medmindre dine medarbejdere ikke på nogen måde via LinkedIn kan gøre noget positivt for din virksomhed.
Og hvis det er tilfældet, så læste du formentlig ikke med her 😉
Med venlig hilsen
Skriv et svar